Los fines de mes son la medida más visible de cómo se desempeña la función financiera para los directores ejecutivos y sus colegas. Es probable que estos líderes no pasen mucho tiempo con su equipo de finanzas durante el mes y por lo tanto, no conozcan la calidad de su equipo. Sin embargo, obtienen las cuentas de gestión a tiempo o las reciben tarde. Este es un proceso de alto perfil que genera cuya tardanza genera un importante impacto negativo.
Una lista de verificación confiable y actualizada de las tareas de fin de mes es esencial. Les dice a todos lo que se espera, con qué estándar y en qué orden. Permite medir qué tan avanzado está a través del proceso en cualquier punto y brinda la capacidad de ajustar el orden y los recursos de las tareas para hacer frente a complejidades imprevistas.
También brinda una mejor oportunidad de retener al personal, ya que el personal nuevo no tiene que obtener información sobre el proceso existente verbalmente o de manera ad hoc. En cambio, pueden entender a través de un solo documento cuál es su parte del proceso y por qué es importante para el resultado final.
Pero lo más importante es que es un documento vivo en el que se registran las lecciones aprendidas. Cuando termina el mes, éstas deben convertirse en nuevas tareas o tareas ajustadas. Las lecciones aprendidas darán como resultado cuentas de administración más rápidas o precisas.
Si aún no tenés una, crear la primera puede ser desalentador. La clave aquí es entender que el primer intento no será del todo correcto. Asegurate de que todos los involucrados en el cierre de mes lo sepan y pediles ayuda para hacerlo bien gradualmente. Asigná la responsabilidad de crear el primer borrador a alguien respetado por todos sus colegas, que tenga fuertes habilidades para escuchar.
Si ya están luchando con los plazos de fin de mes, los miembros de tu equipo pueden estar estresados y podrían tener mucho que compartir. Necesitás un miembro del personal tranquilo y no partidista para escuchar sus pensamientos y registrarlos. Cada pensamiento que tengan, independientemente de lo negativo que sea al principio, ayudará a crear una lista de verificación de calidad que tenga en cuenta todos los desafíos inevitables.
La lista de verificación debe ser simple. Debe contener las nueve columnas siguientes:
Marcá los momentos clave como puntos de control. Estos generalmente incluirán el cierre de partes clave de las cuentas, por ejemplo, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Estos puntos de control brindan una sensación tangible de logro para los subequipos y, después de fin de mes, le permiten ver rápidamente qué partes del proceso causan los retrasos más prolongados.
Asigná la responsabilidad de "ejecutar" el cierre de mes al mismo miembro del personal que creó el primer borrador. Sé claro acerca de lo que esto significa: significa verificar respetuosamente con el personal cómo están progresando y ayudarlos de manera constructiva a hablar sobre los desafíos y encontrar soluciones. Debe ser claro que solo se les está pidiendo que ayuden con las soluciones que tienen el poder de influenciar. Este es un proceso que permite el intercambio de información y el diseño de procedimientos para una ágil toma de decisiones.
Cada cierre de mes, leé el informe como un observador curioso. Asegurate de que su lenguaje se refiera a procesos y roles, nunca a personas individuales. Demostrá al equipo que solo estás interesado/a en ayudarlos a eliminar las barreras para que el proceso sea más rápido y menos estresante.
Elegí tres barreras con las que puedas ayudar personalmente y comprometete a eliminarlas antes del próximo fin de mes. Esto resultará en menos trabajo fuera del horario laboral para el equipo y te apreciarán por ayudarlos a pasar más tiempo con su familia y amigos.
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